نرم افزار حضور و غیاب ETS

نرم‌افزار حضور و غیاب ETS

نرم‌افزار ETS نسل جدید سامانه‌های حضور و غیاب و مدیریت کارکرد است که توسط شرکت «علم و صنعت» و بر پایه بیش از ۲۵ سال تجربه تخصصی در حوزه کنترل تردد، محاسبه کارکرد و مدیریت شیفت طراحی شده است. این سامانه نتیجه همکاری گسترده با بیش از ۲۵ هزار سازمان، کارخانه، بیمارستان و مجموعه دولتی و خصوصی است و به‌گونه‌ای توسعه یافته که بتواند نیازهای متنوع سازمان‌ها را در هر سطح و با هر پیچیدگی پوشش دهد. ETS بر اساس معماری سرویس‌گرا (SOA) پیاده‌سازی شده است؛ معماری‌ای که در نرم‌افزارهای سازمانی امروز یک الزام محسوب می‌شود.
ساختار SOA باعث می‌شود نرم‌افزار به‌راحتی نگهداری شود، توسعه‌پذیر باشد و هزینه پشتیبانی سازمانی به‌ شکل قابل توجهی کاهش یابد.

پوشش کامل قوانین حضور و غیاب و محاسبه کارکرد

ETS برای مدیریت دقیق کارکرد کارکنان در هر نوع محیط کاری طراحی شده و امکانات زیر را ارائه می‌دهد:

فرمول‌نویسی پیشرفته و سفارشی

• مجهز به یکی از قدرتمندترین موتورهای فرمول‌نویسی

• امکان تعریف قوانین اختصاصی هر سازمان

• محیط نوشتن فرمول ساده، محاوره‌ای و قابل استفاده برای اپراتورهای غیر فنی

پشتیبانی کامل از انواع شیفت‌ها

• کنترل کامل شیفت‌های نوبت‌کاری، چرخشی و چندبخشی

• پشتیبانی از شیفت پویا برای مجموعه‌های بزرگ و کارخانه‌هایی با پیچیدگی بالا

• امکان اعمال قوانین، محدودیت‌ها و فرمول‌های اختصاصی برای هر نوع شیفت

قوانین ویژه سازمانی

• پشتیبانی از طرح ارتقای بهره‌وری، طرح قاصدک و قوانین اختصاصی پرستاران

• پشتیبانی کامل از قوانین مرتبط با جانبازان

• امکان تعریف گروه‌های متعدد پرسنلی و اعمال قوانین متفاوت برای هر گروه

کارتابل داخلی و جریان کار کامل

ETS فرآیندهای دستی و کاغذی مربوط به حضور و غیاب را به‌طور کامل حذف می‌کند و یک سیستم کارتابل یکپارچه برای پرسنل، مدیران و واحد نگهبانی ارائه می‌دهد.

امکانات کارتابل

• ثبت و ارسال درخواست‌های مرخصی، مأموریت و اصلاح تردد

• بررسی و تأیید آنلاین توسط مدیران

• ارسال اعلان یا ایمیل داخلی برای گردش درخواست‌ها

پنل نگهبانی

• مشاهده لحظه‌ای ورود و خروج‌ها

• کنترل تردد بر اساس مجوزهای مرخصی، مأموریت و قوانین داخلی

• بررسی وضعیت حضور کارکنان حتی در ساختارهای شیفتی پیچیده

ارسال لوکیشن

• امکان ارسال موقعیت مکانی هنگام ثبت درخواست ورود/خروج در نسخه موبایل

• کاربردی برای مجموعه‌هایی که کارکنان در مأموریت میدانی یا خارج از محل ثابت کار می‌کنند

قابلیت‌های یکپارچه‌سازی نرم‌افزار ETS با سامانه‌های سازمانی

نرم‌افزار ETS برای استقرار در زیرساخت‌های سازمانی طراحی شده و امکان اتصال به سیستم‌های مختلف را فراهم می‌کند تا فرآیندهای حضور و غیاب بدون ورود اطلاعات تکراری و بدون ایجاد خطا انجام شود.

یکپارچگی با سامانه‌های داخلی

• اتصال مستقیم به سیستم پرسنلی (HR) برای جلوگیری از ورود مجدد اطلاعات کارکنان

• امکان همگام‌سازی با Active Directory برای مدیریت یکپارچه کاربران و دسترسی‌ها

• قابلیت ارتباط با سیستم ایمیل و سرویس پیامک جهت ارسال اعلان‌های داخلی برای مرخصی، مأموریت، تردد و هشدارهای مدیریتی

عملیات و توابع مدیریتی نرم‌افزار ETS

ETS مجموعه‌ای گسترده از ابزارهای کنترلی و اجرایی را ارائه می‌دهد تا سازمان بتواند تمامی قوانین حضور و غیاب و محاسبه کارکرد را مطابق ساختار خود پیاده‌سازی کند.

تقویم‌ها و تنظیمات زمانی

• تعریف تقویم تعطیلات عمومی و اختصاصی

• پشتیبانی هم‌زمان از تقویم شمسی و میلادی

• تعریف چندین سال کاری متفاوت با بازه‌های زمانی مجزا

• امکان تعریف چند مدل دوره کاری برای یک سال

• تعریف بازه‌های غیرکاری مانند نماز، صبحگاه، ناهار

• تنظیم ساعت شروع و پایان روز کاری مطابق سیاست داخلی سازمان

شیفت‌بندی و مدیریت ساختار کاری

• تعریف شیفت‌های کاری با تعداد و ترکیب دلخواه بازه‌ها

• اختصاص چند شیفت به یک روز کاری

• پشتیبانی از شیفت‌های عادی، چرخشی، نوبت‌کاری، شیفتکار و ترکیبات خاص

• تعریف گروه‌های کاری شامل:

  • کار عادی

  • مدیر کار

  • ساعت‌کار

  • شیفت‌کار

  • نوبت‌کار

• اختصاص چندین بازه شب‌کاری به گروه‌های مختلف

• تعریف تقویم‌ها، گروه‌ها و شیفت‌ها به تعداد نامحدود

قوانین مرخصی و مأموریت

• پشتیبانی کامل از انواع مرخصی: استحقاقی، استعلاجی، زایمان، جانبازی، حج و…

• امکان تعریف قوانین مرخصی و مأموریت برای هر دوره کاری یا گروه کاری

• اختصاص سهمیه مرخصی مستقل برای هر گروه کاری

• امکان اعمال سقف و کف انتقال مرخصی به ماه یا سال دیگر

• پشتیبانی از مرخصی ساعتی و روزانه همراه با قواعد قانون کار (استحقاقی، غیر استحقاقی، با حقوق، بدون حقوق و …)

• تعریف مأموریت‌های ساعتی و روزانه با امکان اعمال اثر تعطیلی، مدت صرف غذا و سایر شرایط

محاسبه و کنترل کارکرد

• تعیین هوشمند ورود و خروج کارکنان براساس تردد

• تشخیص و اختصاص شیفت بر اساس تردد واقعی

• تعریف الگوهای غیرمعمول رفت‌وآمد

• اعمال قوانین انعطاف‌پذیر برای کسرکار، اضافه‌کار و محاسبه کارکرد

• تعیین طول روز کاری برای محاسبات مرخصی، مأموریت و غیبت

• انجام محاسبات کامل کارکرد روزانه و دوره‌ای به صورت خودکار

• امکان ثبت سرویس‌های رفت‌وآمد برای محاسبه دیرکرد سرویس

مدیریت و ساختار سازمانی

• امکان تعریف قسمت‌ها و واحدهای اداری به صورت درخت سازمانی

• اختصاص واحد و سمت به کارکنان از طریق حکم کاری

• انجام اختصاص گروهی شیفت برای حجم زیاد نیروها

• تعریف و اجرای روند تأیید مرخصی و مأموریت

• پیاده‌سازی کارتابل تأییدکنندگان با سطوح مختلف دسترسی

• کنترل دقیق مانده مرخصی و تعیین قوانین انتقال

اطلاعات پایه در نرم‌افزار ETS

نرم‌افزار ETS امکانات گسترده‌ای برای ثبت و مدیریت اطلاعات پایه کارکنان ارائه می‌دهد تا ساختار سازمانی، اطلاعات فردی و سوابق پرسنل به‌صورت دقیق و قابل استناد نگهداری شود.

مدیریت پرسنل و افراد مرتبط

• امکان تعریف تعداد نامحدود پرسنل

• قابلیت ثبت افرادی که به‌صورت مستقیم پرسنل نیستند اما با سازمان همکاری دارند

• ثبت و مدیریت مشخصات فردی، شغلی و اطلاعات کامل پرونده پرسنلی

سوابق و پرونده پرسنلی

• ثبت سوابق تحصیلی و ارتباط آنها با هر فرد

• ثبت سوابق کاری و انتساب به پروفایل پرسنلی

• ثبت دوره‌های آموزشی، مهارت‌ها و زبان‌های خارجی

اطلاعات خانوادگی و وابستگان

• تعریف افراد تحت تکفل هر کارمند

• ثبت نوع رابطه و ایجاد پرونده وابستگی‌های خانوادگی

تعریف کارت‌ها و اطلاعات هویتی

• تعریف کدهای مستقل برای کارت، اثر انگشت و چهره

• مناسب برای سازمان‌هایی که از چند روش احراز هویت استفاده می‌کنند

تعریف اطلاعات پایه‌ای سیستم

امکان ثبت و مدیریت اطلاعات زیر برای استفاده در کل سامانه:

• شهرها و کشورهای مرتبط

• انواع بیمه

• مدارک تحصیلی

• و سایر اطلاعات پایه موردنیاز سازمان

گزارشات نرم‌افزار ETS

ETS مجهز به یک موتور گزارش‌گیری پیشرفته است که امکان ارائه انواع گزارشات مدیریتی و عملیاتی را فراهم می‌کند.

گزارشات کارکرد و عملیات پرسنلی

• جزئیات کارکرد به‌صورت تفکیک‌شده و قابل دسته‌بندی

• گزارش محاسبات دوره‌ای طبق سال کاری

• گزارش کارکرد پرسنل با امکان طراحی گزارش‌های اختصاصی

• گزارش مأموریت‌ها به تفکیک روز و نوع مأموریت

• گزارش اضافه‌کار روزانه

• گزارش مانده مرخصی، انتقال مانده و استفاده دوره‌ای

• گزارش مغایرت ورود و خروج با امکان تحلیل علت مغایرت

این بخش برای مدیران منابع انسانی، سرپرستان و واحدهای مالی کاربردی است و با خروجی‌های استاندارد قابل اتصال به سیستم حقوق و دستمزد می‌باشد.

نسخه بیمارستانی نرم‌افزار ETS

برای سازمان‌های درمانی، بیمارستان‌ها و مراکز پرستاری، ETS یک نسخه اختصاصی طراحی کرده است که نیازهای شیفت‌بندی پیچیده کارکنان درمانی را پوشش می‌دهد.

پشتیبانی از قوانین و طرح‌های درمانی

• پشتیبانی کامل از طرح ارتقای بهره‌وری پرستاران

• پشتیبانی از طرح قاصدک

• امکان اختصاص شیفت ماهانه توسط سرپرستان بخش‌ها

شیفت‌بندی پیشرفته ویژه محیط‌های درمانی

• امکان تعریف و تخصیص شیفت‌های M، E، N

• پشتیبانی از شیفت‌های خاص از جمله شیفت long

• قابلیت اختصاص چند شیفت در یک روز برای یک پرسنل

• کنترل خودکار تداخل شیفت‌ها

• امکان تغییر، جابجایی و اعمال موردی شیفت‌ها همراه با گزارش‌گیری از تغییرات

قوانین ویژه و محدودیت‌های بیمارستانی

• تعریف شرایط و محدودیت‌های خاص برای تخصیص شیفت‌ها

• امکان تعریف ضرایب حضور برای شیفت‌های ویژه یا پر ریسک

• گزارش مغایرت شیفت برای تشخیص اختلافات، خطاها و کمبود نیرو

• گزارش وضعیت پرسنل هر شیفت و ایجاد آمارهای مدیریتی تخصصی

کارتابل تغییر شیفت (نسخه تحت وب)

• امکان ثبت درخواست تغییر شیفت توسط پرسنل

• بررسی و تأیید توسط سرپرستان

• ثبت و آرشیو تاریخچه تغییرات شیفت